デイサービスという仕事上、利用者の対応を行っていたり、送迎に出ていたりと現場で働く職員が多いです。
そのため、情報の共有は口頭、電話、連絡ノートを主に利用していたのですが、内容が正確に伝わらない、社内全体へ素早く共有できないという課題がありました。
チーム手帳はチャットや写真の共有だけでなく、複合機と連携してペーパーレス化を図る事もできるため、業務効率を上げるツールとしては最適だと思いました。

利用者の予定表や社内周知が必要な書類をFAXで送付しているんですが、中には業務と関係のない広告もあり、1日多くて10枚は不要なFAXでした。
現在はFAXを全てチーム手帳のFAX専用ルームで受信できるようにしているので、印刷用紙代が削減できています。
また、トークルーム内のFAXに「不要」「対応済」といったスタンプが押せたり、処理した職員の名前が表示されるので、必要な情報だけを確認できて、重複対応も防げるのでとても便利です。

利用者の体調の変化はケアプランを立てるうえでとても重要です。
チーム手帳を導入してからは、病気やケガをしてしまった時、患部の写真をケアマネージャーと共有しています。
口頭ではうまく伝えられなかった内容も、写真があるとぐっと伝わり易くなりますよね。
過去のチャットと写真は履歴として残るため、経過観察を行いながらより利用者へ合ったケアの提案が可能となりました。

送迎やリハビリなどの業務は複数の従業員がローテションで行っているのですが、利用者の急な予定変更はもちろん従業員の体調不良や勤務時間の変更なども迅速な対応が必要です。
チャットでやり取りできるようになったことで、スケジュールの調整が各段に早くなりました。
また、送迎で利用する地図や注意点など写真付きで共有できるのでいいですね。
従業員の連携が密に取れる環境になったことで、業務スピードや正確性が向上、結果利用者へ提供するサービスの向上にも繋がりました。