介護職はデイサービスやリハビリに当たっているスタッフが多く、全員で集まり情報共有する場がなかなかありません。
そのため、伝達がうまくできていなかったり、情報整理に大きく時間を取られてしまうことも。
チーム手帳ならリアルタイムなやり取りに加え、チャットには既読機能があり、誰が確認したか一目で分かります。
既読が付いていない場合は個別で連絡を行え、言った・言っていないという問題が解消します。
また、セキュリティも万全なので、施設利用者の情報も安心してチャット内でやり取りすることができます。
現場で働いているとどうしても連絡は口頭になってしまいがち。
また、紙の図面や工程表を利用しているとどれが最新情報なのか分からない、紛失した、というトラブルの原因にも。
現場毎のトークルーム内へ共有フォルダを作成、必要な資料や現場写真をまとめて管理しましょう。
何度も印刷やFAXし直す必要があった紙の資料はもう必要ありません。
メンバーはアプリ内でいつでも最新の情報が確認できるので、仕事の効率もアップします。
顧客の予約状況管理やシフト管理は以外と大変です。
紙のカレンダーだと、確認したい時に確認できない、内容変更があった時すぐさま共有できないといった難点があります。
チーム手帳のカレンダー機能を使えば、自身のスケジュールから予約管理までまとめて行うことが可能です。
スマートフォンからも利用できるので、いつでも最新のスケジュールが共有できます。
さらに、チャットで予定を相談して、チャット画面から直接スケジュール登録もできるのでスムーズなスケジュール管理を実現します。
取引先を訪問するにあたって大量の書類を印刷したり、一度帰社して報告書を作成したり、書類の準備や移動時間が業務の妨げになり、結果残業することになってしまう。
これでは業務効率もモチベーションも下がってしまいます。
そこで、作成した報告書や資料のデータをチーム手帳へ共有することで、一度帰社して書類を作成する手間が無くなるだけでなく、いち早く情報を社内で共有できるようになります。
直行・直帰する場合もチャットルームで連絡、ビジネス向けに多数用意されたスタンプがあるので、気軽に連絡を取ることができ、業務の効率化を図れます。
多店舗展開していると、本部と店舗間、店舗同士の情報交換が滞ってしまいがち。
業務終了後にFAXやメールで連絡を行うのは意外と時間がかかってしまいます。
そこで、店舗間で情報や客層の共有など、意見交換できるグループトークルームを設けることで、会社全体の足並みを揃える役割を果たしてくれます。
また、ライブラリ内へお客様からの意見やクレームをまとめて保管しておくことで、今後同じ事態が発生した場合には過去のライブラリを参考しながら対応可能。
実践マニュアルとして活用することもできます。
個人で利用中のチャットツールやフリーメールの利用はセキュリティ面で心配。
また、個人用SNSを会社用としても利用することに抵抗がある社員も多く居ます。
チーム手帳は暗号化通信でやり取りを行うため、セキュリティ対策万全です。
また、ゲスト機能を利用することで、チーム手帳を利用していない社外の相手をトークルームへ招待することができます。
さらに、管理画面から各アカウント情報の登録情報やゲストアカウントが利用してるトークルームを確認できるため、管理者・利用者の双方が安心して利用することができるのです。